Konsep Dasar Sistem

Oleh : Tutik Khotimah

Dosen Teknik Informatika UMK

1.      Pendahuluan

Sebelum membahas tentang sistem, terlebih dahulu kita belajar konsep tentang prosedur dan komponen. Ini adalah penting, karena melalui dua pendekatan ini, konsep tentang sistem akan kita pelajari.

Prosedur adalah suatu rangkaian kegiatan yang harus dijalankan dengan cara yang sama untuk memperoleh hasil yang sama dari suatu keadaan yang sama, misalnya prosedur keselamatan kerja. Dalam prosedur keselamatan kerja, kita harus melakukan hal-hal yang disyaratkan dalam prosedur untuk mencapai tujuan yaitu keselamatan selama melakukan pekerjaan. Prosedur itu dilakukan secara berulang-ulang selama kita melakukan pekerjaan tersebut.

Kata “prosedur” mengindikasikan adanya rangkaian aktivitas atau kegiatan, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, dan proses-proses yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan dari prosedur itu bisa berupa sebuah produk atau sebuah akibat. Prosedur dapat juga diartikan sebagai instruksi atau perintah yang menunjukkan bagaimana menyiapkan atau membuat sesuatu; subrutin atau metode yang merupakan bagian dari program yang besar; algoritma atau serangkaian operasi atau perhitungan untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Komponen adalah unsur atau bagian dari keseluruhan yang ada. Misalnya komputer terdiri dari komponen-komponen yang menyusunnya, baik komponen yang berupa hardware, software, maupun brainware. Komponen hardware terdiri dari CPU (Central Processing Unit), media penyimpan, peralatan input, peralatan output, maupun peralatan komunikasi. Komponen-komponen tersebut mempunyai fungsi dan tugas masing-masing, tetapi mereka saling bekerja sama dan berhubungan satu sama lain agar fungsi dan tujuan komputer dapat tercapai.

2.      Pengertian Sistem

Ada dua pendekatan dalam mempelajari konsep sebuah sistem, yaitu:

a.       Pendekatan prosedur

Sistem menurut Gerald J (1991) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Berdasarkan pendekatan prosedur, secara umum sistem diartikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur atau kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Contohnya perpustakaan. Dari pendekatan prosedur, perpustakaan termasuk sistem karena perpustakaan memiliki prosedur-prosedur yang saling berhubungan sehingga tujuan perpustakaan untuk menyediakan sumber pustaka bagi para anggotanya dapat terpenuhi. Ada prosedur masuk perpustakaan, prosedur pendaftaran anggota, prosedur peminjaman, dan prosedur pengembalian. Masing-masing prosedur memiliki tata cara yang berbeda, tetapi kesatuan dari prosedur-prosedur tersebut membentuk sebuah sistem perpustakaan.

b.      Pendekatan komponen/elemen

Sistem menurut Davis (1985) adalah bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

Sistem menurut Lucas (1989) adalah suatu komponen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu.

Sistem menurut Robert G. Murdick (1993) adalah seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan bersama.

Sistem menurut McLeod adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.

Berdasarkan pendekatan komponen, secara umum sistem diartikan sebagai kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Contohnya perpustakaan. Dari pendekatan komponen, perpustakaan termasuk sistem karena perpustakaan memiliki komponen-komponen seperti: ruang perpustakaan, rak buku, meja, kursi, buku-buku, majalah-majalah, karyawan perpustakaan, anggota perpustakaan dsb. Masing-masing komponen mempunyai tugas dan peran sendiri-sendiri, tetapi kesatuan dari komponen-komponen tersebut akan menghasilkan sesuatu untuk mencapai tujuan dari perpustakaan.

3.      Karakteristik Sistem

Sesuatu dikatakan sistem karena memiliki karakteristik yang mencirikan sebuah sistem. Karakteristik atau sifat-sifat yang dimiliki oleh sistem, antara lain:

a.       Komponen Sistem

Komponen sistem adalah elemen-elemen atau bagian-bagian yang menyusun sebuah sistem. Tanpa adanya komponen ini, suatu sistem tidak dapat bekerja secara maksimal untuk mencapai tujuannya. Misalnya perpustakaan terdiri dari ruang perpustakaan, rak buku, meja, kursi, buku-buku, majalah-majalah, karyawan perpustakaan, anggota perpustakaan dsb. Apabila perpustakaan tidak memiliki salah satu komponen utama penyusunnya, seperti anggota perpustakaan, maka perpustakaan itu tidak dapat melaksanakan tujuannya.

Komponen sebuah sistem dapat berupa sistem lain yang lebih kecil atau dinamakan dengan subsistem. Misalnya apabila perpustakaan fakultas menjadi sebuah sistem, perpustakaan program studi yang ada di dalam fakultas merupakan subsistem-subsistemnya. Sedangkan perpustakaan universitas adalah supersistem (sistem yang lebih besar). Di dalam sistem perpustakaan juga dapat dibagi-bagi menjadi beberapa subsistem misalnya subsistem pendaftaraan anggota, subsistem pengadaan buku, subsistem transaksi, dan subsistem kepegawaian. Subsistem pengadaan buku terdiri dari subsistem pemesanan buku, subsistem pembelian buku, subsistem pendataan buku, subsistem perawatan buku. Subsistem transaksi terdiri dari subsistem peminjaman buku dan subsistem pengembalian buku. Subsistem kepegawaian terdiri dari subsistem pendataan karyawan, subsistem absensi karyawan, dan subsistem penggajian karyawan.

b.      Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem adalah daerah yang membatasi sebuah sistem. Batasan ini menjadi pembatas antara sistem dengan lingkungan yang ada di luarnya, dapat juga sebagai pembeda antara sistem satu dengan sistem lainnya. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Misalnya sistem perpustakaan universitas mempunyai batasan dalam hal keanggotaan hanya dikhususkan untuk mahasiswa, dosen, dan karyawan yang ada di lingkungan universitas tersebut. Buku-buku yang disediakan juga bermacam-macam, ada buku penunjang untuk masing-masing program studi, ada buku-buku umum, novel, majalah-majalah, koran dsb. Perpustakaan memiliki ruang tersendiri di universitas dan hanya akan melayani para anggotanya sesuai dengan jadwal buka perpustakaan. Di luar jadwal tersebut, anggota tidak dapat memperoleh pelayanan dari perpustakaan. Setiap perpustakaan mempunyai tata tertib/peraturan-peraturan yang menjadi batasan sistem di perpustakaan. Perpustakaan berbeda dengan sistem lain, seperti rental buku. Meskipun sama-sama memberi pelayanan terhadap anggotanya dalam hal peminjaman buku, perpustakaan tidak memungut biaya kepada anggotanya untuk meminjam buku, kecuali pembayaran pada saat registrasi menjadi anggota dan pembayaran untuk denda bagi yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam.

c.       Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar sistem adalah segala hal yang berada di luar batas sistem. Lingkungan luar ini dapat memberi pengaruh kepada sistem, baik pengaruh yang bersifat positif maupun pengaruh yang bersifat negatif. Pengaruh positif harus dijaga sehingga dapat mendukung operasi sebuah sistem, sedangkan pengaruh negatif harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup sistem. Misalnya dalam sistem perpustakaan, pemerintah merupakan lingkungan luar sistem. Pemerintah memberi pengaruh positif ketika pemerintah berperan sebagai donatur atau memberi subsidi untuk perpustakaan. Pengunjung perpustakaan bisa menjadi lingkungan luar ketika pengunjung tersebut tidak menjadi anggota perpustakaan. Pengunjung dapat memberikan pengaruh positif maupun pengaruh negatif. Pengaruh positif ketika pengunjung menggunakan fasilitas perpustakaan dengan baik, atau ketika pengunjung melakukan pendaftaran menjadi anggota perpustakaan karena dapat menambah income perpustakaan. Pengaruh negatif ketika pengunjung merusak buku-buku yang ada di perpustakaan atau ketika menyembunyikan buku perpustakaan untuk dibawa pulang. Contoh lingkungan luar yang lain misalnya tempat foto kopi, toko buku, tukang koran, rental buku, dsb.

d.      Penghubung Sistem (interface)

Penghubung sistem adalah media yang menghubungkan antara komponen satu dengan komponen lain dalam suatu sistem, atau menghubungkan antara subsistem-subsistem sehingga subsistem tersebut saling berkaitan satu sama lain. Penghubung ini yang akan menjadi media untuk memasukkan inputan dan mengeluarkan output (hasil). Misalnya kartu perpustakaan menjadi penghubung antara anggota perpustakaan dengan buku yang dipinjam dan dengan petugas perpustakaan. Di dalam kartu perpustakaan ini, ada output tentang data diri anggota perpustakaan. Melalui kartu ini pula, seorang petugas perpustakaan memasukkan data peminjaman dan pengembalian buku. Penghubung sistem dapat juga berupa tampilan interface/antarmuka aplikasi sistem yang menghubungkan antara sistem komputer dengan user.

e.       Masukan Sistem (input)

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu bahan-bahan yang dimasukkan ke dalam sistem agar dapat beroperasi. Masukan sistem dapat juga berupa masukan sinyal (signal input) yaitu masukan yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Misalnya dalam perpustakaan, karyawan perpus, anggota perpus merupakan maintenance input yang akan mengoperasikan sistem di perpustakaan, sedangkan buku-buku, majalah, koran dsb merupakan signal input yang akan diproses menjadi keluaran berupa informasi atau ilmu pengetahuan bagi pembaca. Data yang ada di perpustakaan seperti data karyawan perpus, data anggota perpus, data buku, data pembelian buku, data peminjaman buku dsb merupakan signal input karena data-data tersebut akan diolah untuk menghasilkan informasi atau laporan-laporan.

f.       Keluaran Sistem (output)

Keluaran sistem adalah energi yang dihasilkan dari pengolahan masukan. Keluaran ini dapat menjadi masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya dalam pendaftaran anggota baru, calon anggota memasukkan data diri anggota untuk sistem. Data ini akan diolah dan menghasilkan kartu perpustakaan. Sedangkan pada saat peminjaman dan pengembalian buku, kartu perpustakaan menjadi inputan untuk sistem, sedangkan outputnya berupa informasi pengembalian buku, apakah tepat waktu atau terlambat. Apabila terlambat dalam mengembalikan buku, anggota mendapat informasi berapa denda yang harus dibayar.

g.      Pengolahan Sistem (proses)

Pengolahan sistem adalah bagian yang melakukan perubahan dari input/masukan menjadi output/keluaran yang diinginkan. Suatu sistem dapat memiliki suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri yang menjadi pengolahnya. Pengolah sistem atau proses di perpustakaan ada proses pendaftaran anggota baru, proses peminjaman, proses pengembalian dsb.

h.      Sasaran/Tujuan Sistem

Suatu sistem mempunyai sasaran (objective) atau tujuan (goal). Tanpa adanya sasaran atau tujuan, sistem tidak dapat bekerja. Sistem dikatakan berhasil apabila sistem tersebut dapat mencapai sasaran/tujuannya. Sasaran/tujuan ini berpengaruh pada masukan dan keluaran sistem. Tujuan untuk sistem perpustakaan adalah melayani para anggotanya dalam hal menyediakan pustaka, baik dari buku-buku, majalah-majalah, koran dsb. Sasaran perpustakaan di universitas adalah mahasiswa, dosen, dan karyawan yang ada di universitas.

4.      Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut:

§    Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang tidak tampak secara fisik karena berupa konsep-konsep/ide-ide/pemikiran-pemikiran. Contohnya sistem teologi, yaitu sistem pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik (phi\ysical system) adalah sistem yang tampak secara fisik, dapat dilihat dan diraba. Contohnya sistem komputer, secara fisik ada wujudnya berupa seperangkat alat elektronik yang dapat digunakan untuk membantu pekerjaan manusia.

§    Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses alam, bukan buatan manusia, tetapi diciptakan oleh Tuhan. Contohnya sistem tata surya.

Sistem buatan (human made system) adalah sistem yang terbentuk karena campur tangan manusia. Contohnya sistem komputer. Sistem buatan yang melibatkan interaksi antara manusia dan mesin disebut human machine system.

§    Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

Sistem tertentu (deterministic system) adalah sistem yang hasilnya dapat diprediksi dengan cepat dan interaksi antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Sistem tertentu relatif konstan dalam jangka waktu yang lama. Sistem tertentu tidak mengenal adanya demokrasi/suara terbanyak. Contohnya sistem komputer.

Sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contohnya sistem sosial, sistem politik dsb.

§    Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya, tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain. Karena sistem ini sifatnya terbuka dan terpengaruh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.